יצירת רשימת המוזמנים לחתונה היא אחד השלבים הקריטיים והרגישים ביותר בתהליך התכנון. מספר האורחים משפיע כמעט על כל היבט של האירוע - מהבחירה באולם או המקום המתאים, ועד לעלות הכוללת והאווירה שתשרור ביום החתונה. יש הבדל עצום בין חתונה אינטימית של עשרים קרובים לחגיגה עצומה עם מאות משתתפים, ולכן חשוב לנסח את הרשימה בזהירות, תוך שמירה על איזון בין הרצון לכלול את האנשים האהובים ביותר לבין מגבלות תקציב ויכולת.
את הרשימה כדאי להתחיל לגבש בשלב מוקדם ככל האפשר. לדבריה של מארגנת החתונות דני בלאסנה, "כשתחושת ההתרגשות עולה, קל מאוד לרוץ לספר לכולם, אבל מהר מאוד תגלו שאנשים שלא שמעתם מהם שנים פתאום מצפים להזמנה. אם אתם מתכננים חתונה קטנה, אפשר להסביר שאתם בוחרים לערוך אירוע אינטימי לבני משפחה וחברים קרובים בלבד". בלאסנה מדגישה שגם כאשר מתלבטים לגבי מישהו שאינו בהכרח "כן או לא", ניתן להסביר שהמקום מוגבל – והחברים לרוב יבינו.
אחד הטיפים המרכזיים שלה הוא להתחיל לגבש את הרשימה יחד עם בן או בת הזוג עוד לפני שסוגרים מקום. "לפי מספר האורחים תוכלו לדעת אם אולם מסוים בכלל מתאים לכם. אני ממליצה לקחת את המספר המרבי של אורחים שמקום מסוים יכול להכיל, ולהפחית ממנו 10 אחוז. כך תישארו בגבול סביר".
בהקשר התקציבי, בלאסנה מזכירה: "הגורם שמקפיץ את עלות החתונה יותר מכל הוא כמות האורחים. לפעמים עדיף לוותר על כמה מוזמנים רחוקים ולנתב את התקציב לצלם חלומותיכם או פינוקים לאורחים כמו תיקי קבלת פנים".
כאשר מתחילים להרכיב את הרשימה עצמה, ההמלצה היא להתחיל מהאנשים הקרובים ביותר, משפחה מדרגה ראשונה וחברים קרובים, ורק אחר כך להתרחב למעגלים רחוקים יותר. אם ההורים מממנים חלק מהאירוע, סביר שתידרשו להתפשר גם על אורחים שהם ירצו להזמין. בלאסנה מציינת שגישה נפוצה היא לחלק את רשימת המוזמנים כך ששליש יהיה של הזוג, ושליש לכל צד משפחתי – בהתאם גם למידת ההשתתפות הכספית של כל אחד.
שאלת ה־Plus One, כלומר אם לאפשר לאורחים להביא בן או בת זוג, גם היא דורשת שיקול דעת. "אם המקום מוגבל, אפשר לאמץ את הגישה של 'בלי טבעת – אין הזמנה'", אומרת בלאסנה, ומתכוונת לכך שרק בני זוג במערכות יחסים מחייבות, כמו מגורים משותפים או אירוסין, יקבלו מקום נוסף.
ולגבי מה שמכונה "רשימת ב'", כלומר רשימת אורחים פוטנציאליים שיזומנו רק אם אחרים יוותרו – בלאסנה פחות אוהבת את הרעיון, ומזהירה שזה עלול לשדר לאורחים תחושת מדרג. אם בכל זאת מתעקשים, היא ממליצה לשלוח את ההזמנות הראשוניות כ־9 חודשים מראש, ולוודא שיש די זמן לפני החתונה כדי לשלוח הזמנות נוספות במקרה שמתפנים מקומות. במקרה כזה, אולי תצטרכו להדפיס כרטיסי אישור הגעה נפרדים.
