אחרי שבחרתם לערוך מסיבת יום הולדת, על מנת שהיא תצליח חשוב שכל האורחים שהזמנתם יגיעו. כך תנהלו את הזמנת האורחים כשורה.
את מי להזמין?
ודאו ששניים או שלושה מחברים הטובים ביותר של החוגג יום הולדת פנויים להגיע, לפני שתקבעו תאריך. אם מדובר במסיבת יום הולדת לילדים, חשוב להזמין את כל הילדים ואת כל הילדות שלומדים עמם בכיתה, על מנת שלא לפגוע באף אחד מהם.
כמה להזמין?
אם לא מזמינים הרבה חברים מהכיתה, אפשר להזמין כמה שיותר ילדים בגילו של חוגג יום ההולדת. יש לקחת בחשבון את הפעילויות המתוכננות למסיבה. מספר רב של ילדים, עם לפחות שמונה או עשרה ילדים, יכול להיות מוצלח במיוחד למשחקים קבוצתיים במסיבת יום הולדת לגיל חמש שנים. עם זאת, אפשר לארגן יום הולדת נהדרת גם עם שלושה חברות מגיעות למסיבת פיג'מות. 
ההזמנות
את ההזמנות מומלץ לשלוח בדואר כשלושה שבועות לפני המסיבה. גם אם בית הספר מאפשר חלוקה של הזמנות ישירות לילדי הכיתה, עדיף לא לעשות זאת. כך, ילדים שלא נמצאים ברשימת המוזמנים לא יפגעו.
בהזמנה חשוב לציין את התאריך, הכתובת והוראות ההגעה, זמני ההתחלה והסיום, מידע על אישור ההגעה וכל פרט נוסף שיאפשר לאורחים להגיע בקלות. כדאי לציין גם כל מה שיש להביא למסיבה, כגון בגדי ים, מגבות וכולי. יש לציין אם תוגש במסיבה ארוחת צהריים או ארוחת ערב; אם התכנית כוללת מופע בידור כלשהו, כגון קוסם או סרט.
מומלץ להתקשר להורים שלא אישרו הגעה עד שבוע לפני המסיבה. אחרי הכל, הזמנות יכולות ללכת לאיבוד.
