כאורחים באירוע יש לא מעט הוצאות, שכוללות בדרך כלל תחבורה, ביגוד ומתנות. כאורחים באירוע מחוץ לעיר בה אתם מתגוררים מתווספת הוצאה נוספת: חדר בבית מלון. על מנת להזמין חדר בלי לשלם יותר מדי, כדאי להתעדכן בתכניות כמה שיותר מוקדם. ככל שתזמינו חדר בשלב מוקדם יותר, כך תשלמו פחות. 
ברגע שמבחינים במלון שמוצע באתר האירוע אליו הוזמנתם, כדאי להזמין חדר באותו מלון. סביר להניח שבעלי האירוע השיגו הנחות במקום לאורחים באירוע שלהם. אז נצלו את זה. ברוב המקרים בעלי האירוע יבחרו כמה בתי מלון על מנת להתאים לכמה רמות של תקציב. רוב בתי המלון יהיו קרובים לאזור האירוע. בתי המלון האלה צפויים להתמלא במהירות, לכן מומלץ להזמין חדר כמה שיותר מהר על מנת לא להישאר עם החדר היקר ביותר או עם חדר שבו יש רק שתי מיטות יחיד, כשתגיעו לאירוע כזוג.
אם לא הוצעו בתי מלון שמציעים מחירים אטרקטיביים לאורחים באתר של האירוע, כדאי למצוא אפשרות אחרת מקרב בתי המלון הפועלים באזור בו מתקיים האירוע. אם מכירים את האזור היטב ויש בית מלון מסוים מועדף או בני משפחה שיכולים להקצות לכם חדר בביתם, זה יהיה עדיף על כל אפשרות אחרת. 
תוכלו לבחור לשכור בית לסוף השבוע יחד עם חברים נוספים. ברוב המקרים ניתן למצוא היצע מעניין של בתים גדולים להשכרה, שמציעים בריכה, חצר ירוקה ועוד מאפיינים מפנקים.
בנוסף, כדאי לבדוק אם בבית המלון בו אתם מעוניינים להתארח יכולים להעניק לכם הנחה נוספת. בדקו את ההצעות דרך חברת כרטיס האשראי שלכם, את ההצעות באתרי הנסיעות השונים ואת ההצעות באתר בית המלון עצמו.
אם אין הצעות אטרקטיביות, מומלץ להתקשר הישר לדלפק הקבלה. ציינו שאתם מעוניינים לבדוק איזו הנחה תוכלו לקבל אם תבחרו להתארח בבית המלון למטרת השתתפות באירוע המתקיים באזור.
