אחרי חודשים של השקעת משאבים, זמן וכסף, כל מה שיישאר לכם מהאירוע הם התמונות וסרט הווידאו. המזכרות האלה ילכו אתכם שנים אחרי ולכן מומלץ לדאוג שהם יהיו טובים מספיק על מנת לשרוד את פגעי הזמן. לשם כך, כדאי לבחור בצלם מקצועי, בעל ידע וניסיון, שיאפשרו לו לספק לכם את התוצאות האיכותיות ביותר. 
צלם מקצועי ידע כיצד להנציח את כל הרגעים המרגשים, הפרטים הקטנים, האורחים, האווירה והשמחה. תהליך הבחירה בצלם מתאים יכולה להיות פשוטה מתמיד. גולשים לאתרים של הצלמים המומלצים ומצמצמים את האפשרויות לשניים או שלושה צלמים נבחרים.
למרות שלכל צלם אירועים מקצועי יהיה אתר אינטרנט ועמוד פייסבוק עם שלל דוגמאות לעבודות שהוא ביצע, כדאי להיכנס גם לפרופיל האינסטגרם של כל אחד מהצלמים הנבחרים. שם תמצאו עבודות מידיות וערוכות פחות. כך תוכלו לעמוד על הסגנון צילום התמונות וסרט הווידאו של כל צלם ולקרוא תגובות של בעלי אירועים ששכרו את שירותיו.
שוחחו עם הצלמים בטלפון ואם יש צורך קבעו פגישה. אם בחרתם בצלם, מומלץ לקבוע פגישה על מנת לשוחח עם הציפיות, סגנון הצילום הרצוי ועל בקשות מיוחדות. כדאי לשאול על הציוד בו יעשה שימוש לתיעוד האירוע. כדאי לקחת בחשבון שכיום ניתן לשלב באירוע מספר צלמים, מצלמות רחף ועוד אפשרויות שהופכות את תיעוד האירוע לאופרציה שלמה בפני עצמה. 
כמו כן, חשוב לברר באיזה ציוד עריכה הצלם צפוי להשתמש לעריכת סרט הווידאו ובאיזה פורמט תקבלו את התוצאות הסופיות. יש לוודא שהקבצים יועברו אליכם בפורמט דיגיטלי ובאיכות גבוהה שמתאימה להדפסה בכל שלב שתרצו.
מומלץ לשלב בהסכם עליו חותמים עם הצלם הנבחר סעיף בו יצוין, כי צוות הצלמים יגיע לאירוע עם ציוד גיבוי, למקרה של תקלות או בעיות. כמו כן, כדאי לשלב סעיף בו יצוין, כי הצלם הראשי יגיע לצלם את האירוע בפועל. המלצה נוספת היא לא לעבור על כל ההסכם לפני החתימה ולוודא שכל הפרטים מופיעים בו כשורה, ולא לשלם מראש את כל הסכום בעבור השירות.
