הזמנות לאירוע הן אחד המרכיבים החשובים ביותר, משום שהן מספרות לאורחים על האירוע ומספקות מידע חיוני, באשר למקום, לתאריך ולשאר הפרטים הדרושים להם על מנת להשתתף. בהמשך לכך, חשוב לדייק בפרטים ולציין כמה שיותר מידע שיסייע לכולם להגיע בקלות ובזמן. המידע הבסיסי שחשוב לציין, אחרי שמות בעלי האירוע, הוא תאריך האירוע, כתובת מדויקת של מקום האירוע, שעת הקבלת הפנים, שעת טקס החופה (אם מדובר בחתונה) ומספר טלפון לאישור הגעה ולבירור פרטים נוספים. 
באופן מסורתי הזמנות לחתונה נשלחות בין ארבעה לשישה שבועות לפני יום האירוע. ככל שמקדימים כך מאפשרים לאורחים זמן מספיק על מנת להיערך לאירוע, לפנות את לוח הזמנים שלהם ולבצע את כל הסידורים הדרושים על מנת להגיע. כיום רוב בעלי האירועים שולחים כרטיס Save-the-date, יחד עם ההזמנות. את הכרטיס האורחים תולים במקום בולט, על מנת לזכור את היום הגדול. 
את היום האחרון לאישורי ההגעה כדאי לקבוע לשבועיים לפני יום האירוע. כך תוכלו להיות מעודכנים באשר למספר האורחים שיגיעו וזה יסייע לכם לעדכן את מספר המנות הדרושות מול חברת הקייטרינג ואת מספר המקומות הדרושים לאורחים מול מתחם האירועים הנבחר. אם חלק מהאורחים לא אישרו הגעה עד שבועיים לפני האירוע, כדאי להתקשר אליהם ולקבל את אישורם.
כיום, יש לא מעט בעלי אירועים שמנהלים אתר אינטרנט שכולו מוקדש לאירוע שלהם. כתובת האתר והמידע עליו יכולים להיכלל בהזמנה. כך האורחים יוכלו לגלוש אל האתר בכל פעם שירצו, להתעדכן במידע רלוונטי, לאשר הגעה, לבדוק את דרכי ההגעה למתחם האירוע ולהציץ בתמונות המספרות על ההתקדמות שלכם בארגון החגיגה.
