בין אם מדובר בארוחת צהריים חגיגית לכבוד הלקוחות הטובים ביותר שלכם, בסדנה לבעלי עסקים במשרד, קריאה בחנות על ידי סופר מקומי אהוב או סתם אירוע תודה קטן של יום שבת, עריכת אירוע היא דרך מצוינת למשוך לקוחות חדשים, לבסס את הקשרים עם הלקוחות הקיימים ולייצר באז סביב החברה שלכם. 
עם זאת, הרעיון שכולל ארגון ותכנון אירוע יכול להרתיע בעלי עסקים רבים. יכולים להיות חלקים מאתגרים בתהליך, אך לא כדאי לתת לפחדים למנוע מכם לבצע את המהלך. ההמלצות הבאות יכולות לעזור בדרך לתכנון אירוע עסקי מהנה ומוצלח.
הגדירו את המטרה: בין אם אתם מעוניינים למשוך סיקור של אמצעי התקשורת המקומיים על מנת לייצר מודעות לחברה שלכם; לבנות רשימת דיוור שתכלול לקוחות פוטנציאליים או למכור מוצרים. הגדירו את המטרות ולאחר מכן החליטו על סגנון האירוע המתאים ביותר לשם השגת המטרות.
הבינו באיזה סדר גודל של אירוע מדובר והחליטו אם אתם מתכננים להגיש כיבוד, לשלב מופע בידור, סדנאות או מרצים. סדר הגודל של האירוע צריך להתאים למידת הניסיון שיש לכם. אם מעולם לא ערכתם אירוע עסקי קודם לכן, מומלץ שתתחילו באירוע מצומצם יחסית, במקום לנסות לארח כנס עסקים עם מאות משתתפים באולם נשפים של בית מלון. גם סדנה של שעה במשרדי החברה יכולה להשיג את אותן מטרות.
תזמנו את האירוע כראוי: תזמון הוא אחד המרכיבים הקריטיים להצלחת האירוע. בחרו בתאריך בו לא חלים חגים, אירועים שנתיים בקהילה או כל מועד אחר שעלול להתחרות באירוע שלכם. כמו כן, חשוב לתכנן את האירוע מספיק זמן מראש, על מנת שכל המשתתפים יוכלו לפנות זמן ולהגיע.
בחרו את אנשי הצוות שלכם: החליטו מי יהיה אחראי על ארגון האירוע ואם אתם יכולים להסתייע בכמה מהעובדים בחברה או שעליכם לשכור את שירותיהם של אנשי מקצוע שידאגו לכל הפרטים. התאימו את הבחירה לתקציב שייעדתם לאירוע.
הגדירו תקציב: ברוב המקרים העלויות הדרושות לקיום האירוע עולות עם המרכיבים השונים שמתווספים במהלך התכנון. אם אתם לא מעוניינים להתפשר, תוכלו לחפש חסות בקרב אחד מהספקים שלכם או למכור כרטיסים מראש על מנת להשלים את התשלומים על העלויות.
צרו תכנית שיווקית: השאירו זמן מספיק על מנת שהמודעות לאירוע שאתם עורכים תעלה ושהפרטים על אודותיו יופצו בקרב כל הגורמים הרלוונטיים. תוכלו להשתמש ברשימות דיוור, בדיוור ישיר, בשלטים, פרסומים ברדיו, פליירים ופרסומים באינטרנט.
עדכנו את אמצעי התקשורת המקומיים: התקשורת המקומית חיונית לבניית המודעות לאירוע בקהילה בה אתם פועלים. שלחו הזמנות לכתבים מקומיים, לבלוגרים והוציאו הודעה לעיתונות עם כל פרטי האירוע המתקרב. הפרסום יכול לסייע לכם להפיץ מידע באשר לאירוע, כאשר בו זמנית החברה שלכם זוכה לפרסום גם בקרב מי שאינם יכולים להשתתף. 
עוררו באז: השתמשו במדיה החברתית על מנת להגיע אל קהלי היעד שלכם. תוכלו לקדם את האירוע שלכם מראש באמצעות הפייסבוק, האינסטגרם וכולי. כמו כן, תוכלו להזמין לקוחות מסוימים לאירוע. חשוב לשמור על פעילות ערה במדיה החברתית לקראת האירוע ולשתף בתמונות ובסרטונים במהלכו.
תהיו חיוביים: ביום האירוע כדאי שתהיו מוכנים, אך קחו בחשבון שטעויות עלולות לקרות. הגישה שלכם היא זו שתקבע את מידת הצלחת האירוע. אם תשמרו על מצב רוח חיובי, על חוש הומור ותגרמו למשתתפים באירוע להרגיש רצויים, זה מה שיהפוך את האירוע למוצלח. מומלץ להתייחס לכל תקלה כאל חוויית למידה, שתגרום לכם לעשות את זה טוב יותר בפעם הבאה.
